Efesiensi bisnis merupakan salah satu komponen penting yang harus diperhatikan dan dipraktekan oleh seorang pebisnis pada usaha atau perusahannya. Berikut di bawah ini 9 cara meningkatkan efesiensi bisnis.
1. Perangkat Lunak Manajemen Tim
Keunggulan perangkat lunak manajemen tim adalah menyimpan semua kemajuan kerja tim Anda di satu tempat terpusat. Artinya, tim Anda dapat bekerja sama dan melakukannya secara efisien. Semua orang selalu mendapat informasi terbaru, dan mereka tidak perlu mengirim email bolak-balik sepanjang hari untuk mengikutinya.
2. Pemasaran Email Otomatis
Memilih pemasaran email otomatis akan membantu Anda meningkatkan efisiensi bisnis dengan menghilangkan tugas-tugas berulang tersebut. Tim Anda masih dapat mencurahkan energi kreatif mereka untuk membuat email yang dipersonalisasi dan tepat waktu, namun perangkat lunak akan mengurus sisanya.
3. Otomatisasi Lebih Lanjut
Anda dapat mengotomatiskan lebih dari sekadar pemasaran email, dan jika Anda ingin benar-benar meningkatkan efisiensi bisnis, Anda akan mengotomatiskan sebanyak mungkin. Ada beberapa alasan mengapa hal ini meningkatkan efisiensi.
Pertama-tama, mengotomatiskan tugas sebanyak mungkin berarti Anda membebaskan tim Anda untuk fokus pada hal-hal yang lebih penting. Ada banyak tugas yang memerlukan keterampilan berpikir kritis yang hanya bisa dilakukan oleh manusia.
Selain itu, hal ini membantu meningkatkan semangat dengan menghilangkan tugas dan proses yang monoton, menjadikan mereka lebih produktif dan efisien dalam tugas yang mereka tangani. Evaluasi tugas mana dalam bisnis Anda yang dapat Anda otomatisasi untuk meningkatkan efisiensi bisnis. Mulailah dengan mencari umpan balik dari karyawan yang melakukan pekerjaan tersebut.
4. Komunikasi Tatap Muka
Karyawan sering kali mengungkapkan rasa frustrasinya karena banyaknya waktu dan energi yang terkuras melalui email dalam kesehariannya. Sama seperti banyak pertemuan yang bisa berupa email, banyak email bisa berupa obrolan tatap muka selama dua menit.
Rantai email yang panjangnya berjam-jam mungkin bisa diselesaikan dengan mudah melalui obrolan lima menit. Karena itu, Anda harus menghindari pertemuan spontan yang hanya memakan waktu satu menit.
Orang-orang akan lebih efisien jika mereka memiliki rencana yang jelas untuk hari mereka, dan rapat yang tidak terjadwal dapat menggagalkan rencana tersebut. Jika Anda jujur, Anda tahu bahwa tidak ada hal berharga yang membutuhkan waktu satu menit, sehingga pertemuan yang tidak terjadwal akan berlangsung lebih lama dan menghabiskan lebih banyak waktu. Sebaliknya, kirim email ke kantor dan jadwalkan obrolan sepuluh menit pada waktu tertentu.
5. Kelola dan Batasi Interupsi
Berapa banyak rapat yang dihadiri karyawan Anda dalam sehari? Jika tim Anda kesulitan untuk bekerja secara efisien, hal ini mungkin disebabkan oleh semua gangguan yang mereka hadapi. Daripada membagi rapat sepanjang minggu, jadikan satu hari tertentu sebagai hari rapat yang ditentukan. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk memblokir waktu di kalender mereka dan menjadwalkan minggu mereka sesuai dengan itu. Memberikan informasi dan alat yang dibutuhkan tim Anda untuk beroperasi seefisien mungkin.
Selain itu penelitian menunjukkan bahwa sekali terganggu, diperlukan waktu 23 menit untuk mendapatkan kembali fokus. Interupsi adalah musuh efisiensi bisnis.
6. Rapat Pagi Singkat
Anda dapat memulai setiap hari kerja dengan pertemuan informasi terjadwal sepuluh menit jika ada berita bisnis untuk diumumkan. Ini juga bisa menjadi saat yang tepat untuk mengatur suasana hari ini dan meningkatkan semangat tim.
7. Mendorong Tugas Tunggal
Penelitian secara konsisten membuktikan bahwa multi-tasking bukanlah cara kerja yang efisien. Dorong tim Anda untuk melakukan satu tugas. Berfokuslah pada satu tugas sebelum memulai tugas lain karena jika Anda menyebarkan diri ke beberapa pekerjaan sekaligus, tidak akan ada pekerjaan yang selesai dengan baik.
8. Ikuti Proses
Anda dapat meninjau kembali apakah suatu proses sudah seefisien mungkin, namun yang terpenting adalah tim Anda tetap berpegang pada proses yang sudah ada. Anda mungkin menyelesaikannya lebih cepat jika Anda mengambil jalan pintas, namun saat itulah kesalahan terjadi, dan kesalahan membutuhkan uang dan waktu. Perubahan proses untuk meningkatkan efisiensi bisnis harus dilakukan secara resmi dan disengaja.
9. Komunikasi Terbuka
Penting untuk menjaga jalur komunikasi terbuka, sehingga tim Anda dapat datang kepada Anda dengan ide, solusi, dan saran. Tim Anda aktif dalam melakukan pekerjaan, dan Anda membutuhkan mereka untuk membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik guna meningkatkan efisiensi bisnis. Cobalah menerapkan kebijakan pintu terbuka pada jam-jam tertentu ketika tim Anda dapat mendatangi Anda tentang apa pun.
